1. E-mailová adresa – Již samotná e-mailová adresa by měla vyvolat dobrý dojem a být seriózní. Nejlépe by měla obsahovat jen jméno a příjmení. Např. jan.novak@gmail.com, ne beruska87@seznam.cz a podobně.
2. Předmět e-mailu – Tato položka je jedna z nejdůležitějších, protože si jí personalista všimne jako první a podle toho poté přistupuje i ke zbytku e-mailu. Předmět by měl být stručný, výstižný, poskytující relevantní informace. Personalista pak ví, o jaký e-mail se jedná, aniž by ho musel otvírat. Např. Pozice personálního manažera, Jan Novák, ne Reakce na nabídku práce, takových má náborový personalista (kupodivu) plnou schránku. Snažte se odlišit a zároveň buďte věcní.
3. Oslovení – Každý e-mail by měl začít oslovením, např. Dobrý den /večer nebo Vážený pane/paní. Pozor byste si měli dát i na uvedení správného příjmení člověka, kterému je e-mail adresován, aby nedošlo k nějakému faux-pas. Neuvádějte např. Pí. Nováková nebo P. Novák. Pokud reagujete na nabídku a nevíte přesně, komu píšete, zůstaňte u neutrálního Dobrý den. Pro Vážená firmo nebo Milý zaměstanavateli by nemusel mít kompetentní pracovník pochopení.
4. Tělo e-mailu – V každém případě by měl e-mail obsahovat průvodní informace, tzn. že uvedete, o jakou pozici máte zájem a proč, stručně zmíníte své pracovní zkušenosti, případně další dovednosti či schopnosti.
5. Podobnost s životopisem či motivačním dopisem - Průvodní e-mail shrnuje, co personalistovi posíláte a stručně sumarizuje informaci o vás a pozici, na niž se hlásíte. Nesimulujte ale váš motivační dopis nebo nepřepisujte váš životopis. To jsou přílohy e-mailu, které si personalista zajísté rád otevře, pokud ho zaujmete průvodním dopisem.
6. Upravenost textu - Text by měl být přehledný a dobře strukturovaný. Postupujte od nejdůležitějších informací k těm méně důležitým. Samozřejmostí je i gramatická správnost. Nepoužívejte smajlíky.
7. Přímé oslovení personalisty – Personalistu jistě zaujme, pokud v závěru e-mailu zmíníte ochotu odpovědět na veškeré další dotazy, upozorníte na váš zájem o osobní setkání a uvedete, kdy a jak vás může personalista zastihnout.
8. Závěr e-mailu – Na závěr by mělo být uvedeno vaše jméno, příjmení a nejlépe i kontaktní údaje, aby vás personalista mohl případně rychle kontaktovat a nemusel otevírat váš životopis a hledat údaje v něm.
9. Přílohy – Součástí přílohy by měl být životopis s aktuální fotografií, případně i motivační dopis. Názvy souborů by měly být stejně jako předmět e-mailu krátké a personalistovi musí být na první pohled jasné, o jaký soubor se jedná. Nejlepší je posílat soubory s příponou PDF - v tomto formátu ho personalista lehce otevře v takové podobě, v jaké jste soubor poslali. Např. CV_Jan_Novak.pdf nebo Zivotopis_Jan_Novak.pdf.
10. Další rady - Zavirované e-maily personalisté z bezpečnostních důvodů neotevírají a může to leccos napovědět o uchazečově počítačové gramotnosti. Pozor byste si měli dát, i pokud odpovídáte na více pracovních nabídek. Např. pošlete stejné znění e-mailu, ale spletete si název společnosti v předmětu e-mailu a podobně.
