Struktura prezentace by měla dodržet tříbodové schéma: 1. Řekněte, co chcete říct. 2. Řekněte to. 3. Řekněte, co jste řekli. Jinými slovy, držte se „svaté trojice“ slohových prací, kterou tvoří úvod, stať a závěr. Na počátku proto informujte, o čem budete přednášet, a v závěru to stručně shrňte. Ale také v průběhu celé prezentace zdůrazňujte, pokud se chystáte sdělit něco skutečně důležitého, abyste v té chvíli zvýšili pozornost posluchačů.
Příliš informací škodí
S tímto těsně souvisí i jedna běžná chyba tvůrců prezentací, a to zahlcení informacemi. Hodně často se vyskytuje u prezentací, jejichž cílem je představit nějaký delší text, např. diplomovou práci, výzkumný projekt, podnikatelský záměr atd. Rozhodně proto do prezentace nekopírujte celé dlouhé textové pasáže, protože takové „klády“ textu působí únavně až odpudivě. Vždy se snažte „vypíchnout“ nejdůležitější body, základní tvrzení, klíčová východiska a cíle. Snažte se na „slajdech“ používat spíše krátké a úderné věty.
Z tohoto důvodu se také vyvarujte toho, že byste prezentaci fakticky četli, resp. že byste pořád mířili očima na obrazovku počítače, či dokonce na projekční plátno. Tím byste nejen vytvářeli dojem, že dost dobře nevíte, co vlastně říkáte, ale ztráceli byste i oční kontakt s publikem. Asi není nutné se celý projev učit zpaměti, většinu byste však „v hlavě“ mít měli a text prezentace by měl sloužit maximálně jako orientační „řečnická mapa“.
Z tohoto důvodu se také vyvarujte toho, že byste prezentaci fakticky četli, resp. že byste pořád mířili očima na obrazovku počítače, či dokonce na projekční plátno. Tím byste nejen vytvářeli dojem, že dost dobře nevíte, co vlastně říkáte, ale ztráceli byste i oční kontakt s publikem. Asi není nutné se celý projev učit zpaměti, většinu byste však „v hlavě“ mít měli a text prezentace by měl sloužit maximálně jako orientační „řečnická mapa“.
Používejte grafy, časové osy a tabulky
Často se však publiku přece jen musí sdělit větší množství informací, jež občas mají i číselnou povahu. Záplava čísel může i dobrou prezentaci zkazit, ale naštěstí se právě zde ideálně nabízí vhodný způsob sdělení, a sice grafické prvky. Téměř jakékoliv množství dat se dá prezentovat příjemně, jestliže dostane formu přehledné tabulky, výrazného grafu, časové osy, bublinového schématu atd. Vzpomeňte si i na úsloví, že obrázek sdělí víc než tisíc slov. Místo zdlouhavého textového popisu může účel splnit jedna výstižná fotografie.
Grafické provedení prezentace
Tímto se dostáváme i k druhému základnímu aspektu prezentací, a sice grafickému provedení. Rozhodně nepoužívejte jen prázdné bílé „slajdy“, protože to by naznačovalo, že vám na formě vůbec nezáleží. Trochu si vyhrajte s titulní stranou, pozadím a nadpisy. Neškodí umístit všude jednotné záhlaví či zápatí, ideálně např. s logem firmy. Zároveň však nepropadejte „kouzlům“ grafického potenciálu, který dnešní prezentační software má. Obsah by nikdy neměl být přebit přívalem animací, složitých přechodů a dalších efektů.
Budete-li prezentovat na „cizím“ počítači, vždy preferujte soubory PPT ze starších verzí aplikace PowerPoint, neboť byste mohli být dost nepříjemně překvapeni absencí novější verze pro formát PPTX. Prezentace bez animovaných prvků lze dobře udělat i jako PDF. Můžete se seznámit i s on-line aplikacemi, např. Prezi.com, jelikož tak dáte najevo, že se orientujete v dnes módních „cloudových“ řešeních.
Závěrem samozřejmě ještě musíme zdůraznit, že ani sebelepší „slajdy“ nestačí, když je pokazí nevhodně vystupující řečník. Chce to sebevědomí, ovšem nikoli aroganci. Najděte kompromis mezi klidem a dynamikou, celkový seriózní přístup okořeňte špetkou humoru. Před prezentací se zbavte trémy. Věnujte pozornost i neverbální komunikaci. Umírněná gestikulace je vhodná, ale nepřehánějte to s ní. A také si vždy pamatujte výrok jednoho z nejlepších rétorů, Winstona Churchilla: Řečník má vyčerpat téma, ne posluchače.
