S 20 procenty námahy 80 procent výsledků
Víte, že stačí vynaložit pouze 20 procent námahy k tomu, abyste dosáhli 80procentního výsledku? Tvrdí to alespoň tzv. Paretův princip, který našel svoje místo také v time managementu. Laicky řečeno, 20 procent času, který strávíte řešením pracovních úkolů třeba na počítači, vám dle tohoto pravidla přenese celých 80 procent z pracovního efektu.
Paretův princip můžete tedy využít klidně i v praxi. Jakmile máte pocit, že jste dosáhli 80 procent pracovního výsledku, danou práci ukončete a tvařte se, že je hotová. Potom zkuste ke zbývajícím 20 procentům přistoupit úplně jako ke zcela novému úkolu. Opět bude platit, že vám 20 procent námahy přinese 80 procent výsledku. Tímto způsobem tak můžete dosáhnout díky 40 procentům vlastního vynaloženého úsilí dokonce 96procentního výsledku.
Vytvořte si přehledný a detailní rozpis úkolů, který je třeba splnit
Při strukturaci úkolů, které je třeba splnit, se pro vás může opěrnou berličkou stát metoda zvaná S.O.R.U.Z. Název této metody je odvozen od počátečních písmen dílčích kroků, z nichž se skládá. Jedná se o sumarizaci úkolů, odhad času na jednotlivé činnosti, rezervní čas, určení priorit a zpětnou kontrolu.
Sumarizace úkolů znamená, že byste měli nejprve shrnout všechny schůzky a aktivity, které vás během dne čekají. Do těchto aktivit rozhodně zahrňte i resty z předchozích dnů. Nepřetěžujte se a rozhodně nepřeceňujte své síly.
Jestliže jste si už shrnuli všechny schůzky a aktivity, které byste měli během dne zvládnout, odhadněte, kolik času budete na tyto jednotlivé činnosti potřebovat. Vycházejte přitom ze svých předchozích zkušeností – tj. položte si otázku, kolik času jste spotřebovali minule na úplně stejný úkol. Při určování času samozřejmě započtěte také přestávky a případné přesuny z místa na místo.
Co když vám plán dne nabourá nějaká nepředvídaná událost nebo nečekaný úkol? Pak metoda S.O.R.U.Z. říká, že si během plánování máte vyhradit místo také pro rezervní čas. Časová rezerva by se přitom měla pohybovat mezi 20 až 50 procenty běžné denní pracovní doby. Minimálně určitě počítejte s 20 procenty. Jedině tak budete mít záruku, že vám váš denní plán nerozbourá nic a nikdo.
Po stanovení rezervního času si detailně proberte soupis úkolů na další den a určete jejich prioritu. Ty nejdůležitější úkoly si naplánujte na tu část dne, kdy jste nejvýkonnější. Také se zkuste zamyslet nad tím, jestli byste mohli některé, méně podstatné, úkoly převést na ostatní.
Metoda S.O.R.U.Z. je zakončena zpětnou kontrolou. Ta by se měla provádět vždy na konci pracovní doby: Zkuste shrnout, zda byl váš denní plán realistický, nebo se vůbec netrefil do vašeho pracovního tempa. Případné nevyřízené úkoly či nové schůzky pak přesuňte na další den, na který si opět zkuste sestavit nový plán.
